电子信息技术的发展给国际商务往来带来了极大的便利，十几年前还十分普遍的电报、电传通讯方式已逐渐被表达明确、直接快捷的现代通信方式——电子邮件取而代之。
作为现代商务交流重要的沟通形式，商务英语电子邮件正起着越来越重要的作用，已经成为国际商务沟通最基本的联络方式。
据调查，在商务交往中约有90%的人利用电子邮件来联系业务，人们经常需要与不认识的或不甚了解的人打交道，这就要求在传递信息的过程中要尽量避免出现错误和误解,还要尽可能地缩短发件者和收件者处理这些信息的时间。
然而，电子邮件的快速普及往往会让人忽视其应有的规范，在国际商务中，一封不规范的商务电子邮件，不仅会有损公司的形象，也可能会令人费解。若出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来经济损失。因此，需要建立一种国际间普遍认可的交流原则，让来自于不同文化背景、使用不同母语的人能顺利地进行交流。
礼貌和合作原则是现代语言学中重要的会话理论，它不仅充分体现在会话中,在书面语篇中也被广泛实施。由于电子邮件的往来与面对面的会话交流同样具有真实地、有目的的表情达意的功能，因此，指导会话交流的合作与礼貌原则对这种基于商务电子邮件的书面交际同样适用，在国际商务活动中，如果英语电子邮件的作者不了解必要的合作与礼貌策略以及相应的语言表征方式，会有引起语用失误，进而破坏双方友好合作关系的危险。
一、电子邮件中的礼貌原则
尽管合作原则概括了人类交际的本质特点，但语用学领域的进一步研究发现，人们在交际过程中并不总是遵循合作原则，常常会故意违反某一准则，但这一定是为了传递一些符合合作原则的信息，使用间接婉转的方式表达一些含蓄的意思，
例如：
A:We’ll all miss Bill and Agatha,won’t we?
B:Well,we’ll all miss Bill。
例句中,根据合作原则,B违反了量的准则,只说Bill,而不提Agatha，B这样做显然是有意的。由于某种原因他可能并不喜欢Agatha,但碍于情面,不便直说，使得他违反合作原则。
为了解释这一现象,20世纪80年代英国语言学家Leech在Grice“合作原则”的基础上，从修辞学、语体学的角度出发，提出了著名的“礼貌原则”(Politeness Principle),其中包括得体、慷慨、赞誉、谦逊、一致和同情等六类，这些准则及次准则的核心内容为：尽量使自己吃亏，而使别人获利，以取得对方的好感，从而使交际顺利进行，并使自己从中获得更大的利益。
二、电子邮件中的合作原则
美国哲学家Grice(1975)认为在日常交际中人们总是在遵守着一套相互合作的基本原则,旨在有效地使用语言以达到交际目的。他在20世纪70年代提出了会话的合作原则(Cooperation Principle)，其中包括了数量准则、质量准则、方式准则和相关准则等四条基本准则。
合作原则要求所提供的信息数量适中、真实可靠、清楚简洁、紧扣主题。遵守了这些准则，交流者就能以最直接的方式和最合适的语言进行交际，达到最佳交际效果。
商务电子邮件作为一种新兴的现代商务交流工具，是收信和发信双方真实的互动交际的产物，要求写信人遵守合作与礼貌原则。一方面，写信人需遵守合作原则，采用“合作”策略，及时回复，确保信息数量适中、真实可靠、清楚简洁,并能紧扣主题。
另一方面，写信人还需考虑礼貌因素，尊重收信人对“面子”的心理需求，在把握好礼貌原则的度的前提下，实施积极的礼貌策略。总之，在撰写国际商务电子邮件时，应遵循邮件信息明了、内容完整、准确无误、简明扼要、礼貌周到的原则。
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